Excel: Schritt 1 - Einleitung

AddressDoctor for Excel ist ein Add-in, das den Funktionsumfang von Microsoft^® Excel erweitert^®. Es analysiert, korrigiert und formatiert Postanschriften aus 240 Ländern in Echtzeit. Anwender müssen die hierzu notwendigen Referenzdaten weder installieren noch aktualisieren. Die Software greift auf den Web-Service von AddressDoctor zurück und liefert innerhalb von wenigen Minuten qualitativ hochwertige Ergebnisse.

AddressDoctor for Excel^® fügt sich nahtlos in die Benutzer-Oberfläche von Excel ein. Diese Anwenderhilfe beschreibt, welche Voraussetzungen für die Inbetriebnahme notwendig sind und wie das Produkt optimal genutzt werden kann. Zudem wird beschrieben, wie Abrechnungen abgestimmt auf die Unternehmensstruktur und die individuellen Bedürfnisse des Anwenders erstellt werden können.

Excel: Schritt 2 - Installation

Systemvoraussetzungen

• für Microsoft^® Excel^® 2000 oder höher
• lauffähig auf Windows^® 98, Windows NT^® 4.0, Windows^® 2000, Windows^® XP, Windows Vista^®

Möglichkeiten

• Sortiert falsch eingegebene bzw. zugeordnete Inhalte automatisch in die richtigen Felder (Parsing)
• Erkennt Anschriften aus 240 Ländern und Territorien
• Liefert Adressen in einem der postalisch korrekten 110 Postformate
• Verarbeitet bis zu 1 Mio. Adressen pro Stunde

Beschränkungen

• AddressDoctor for Excel^® unterliegt denselben Beschränkungen wie Microsoft^® Excel^®. Dies betrifft insbesondere die Anzahl der maximal pro Arbeitsblatt bearbeitbaren Datensätze (65.XXX ) und die zur Verfügung stehenden Import- und Export-Formate.

Informationen zur Software-Version

• Die Versionsnummer von AddressDoctor for Excel^® finden Sie, indem Sie an jeder Stelle der Anwendung auf den Button „Hilfe“ klicken.

Installation

1. Vorbereitung der Installation - Entpacken

Um den erforderlichen Speicherplatz und damit auch die Übertragungszeit bei Downloads zu minimieren, erhalten Sie AddressDoctor for Excel^® als Zip-Datei. Bevor Sie die Installation beginnen, müssen Sie diese Datei entpacken. Hierzu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Doppelklicken Sie auf das Dateisymbol. Darauf hin öffnet sich ein neues Fenster, das die Datei AddressDoctor enthält. Diese Datei ziehen Sie mit der Maus auf Ihren Desktop.
• Verwenden Sie ein Programm zum Entpacken von Zip-Dateien und folgen Sie der Bedienungsanleitung.

2. Beginn der Installation

• Nach dem erfolgreichen Entpacken doppelklicken Sie auf die Datei AddressDoctor. Diese öffnet Microsoft^® Excel^®.
• Je nach Sicherheitseinstellungen können Sie entweder sofort mit Ihrer Arbeit beginnen – in diesem Fall ist die Menüleiste von Excel^® um einen Punkt erweitert: Sie sehen rechts neben dem Fragezeichen die Option „AddressDoctor“:

Möglicherweise haben Sie eine hohe Sicherheitsstufe ausgewählt. In diesem Fall erscheint folgender Hinweis:

Bitte bestätigen Sie "Makros aktivieren", um das Programm in Betrieb zu nehmen.

3. Dauerhafte Einbettung in Microsoft® Excel® Menü

• Erhalten Sie beim Start von AddressDoctor vor Excel^® keine Sicherheitswarnung, dann ist das Programm ab sofort fest in die Menüleiste eingebunden
• Sollten Sie eine Sicherheitswarnung erhalten, bitte bestätigen Sie "Makros aktivieren", um das Programm in Betrieb zu nehmen.

Excel: Schritt 3 - Lizenzierung und Anmeldung

Sie können AddressDoctor for Excel^® beliebig oft kopieren und auf beliebigen Rechnern installieren. Damit Sie mit AddressDoctor for Excel^® Daten bearbeiten können, benötigen Sie einen Nutzernamen und ein Kennwort. Sofern Sie noch kein Kennwort haben, erhalten Sie dieses online. Beim ersten Start des Add-In erscheint folgende Dialogbox, die Sie auch über den Menüpunkt Kontoeinstellungen… erhalten.

Bitte tragen Sie Ihre Nutzer ID und dass Kennwort ein. Wenn Sie über mehrere Abteilungen verfügen, die getrennt abgerechnet werden sollen, so können Sie auch die ID der Abteilung eintragen. Für jede Abteilung kann eine getrennte Abrechnung erstellt werden. Falls Sie keine Abteilungen verwenden möchten tragen Sie bitte ein 0 ein. Beachten Sie bitte, dass Abteilungen zunächst im Account Manager konfiguriert werden müssen.

Abteilungen können über separate Kennwörter verfügen. Bitte benutzen Sie das für die jeweilige Abteilung passende Kennwort.

Sofern sie noch über keinen Nutzernamen verfügen, können Sie ein Benutzerkonto online anlegen. Klicken Sie dazu bitte auf „Nutzer ID anfordern“.

Für die wiederholte Nutzung von AddressDoctor for Excel^® reicht die einmalige Eingabe Ihrer Nutzerdaten an dieser Stelle. Die Daten werden auf ihrem Computer hinterlegt und dienen bei einer erneuten Nutzung zur beschleunigten Anmeldung.

Excel: Schritt 4 - Feldzuordnung

Zuweisung mit Feldbezeichnungen

Die Feldbezeichnungen aus der ersten Zeile Ihres Arbeitsblattes werden erkannt und in „Schritt 2 von 6“ angezeigt:

Wählen Sie nun in den Pull-Down Menüs rechts die Kategorie aus, die den Inhalt Ihres Feldes am besten beschreibt. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

Zuweisung ohne Feldbezeichnung

Wenn Ihre Felder nicht benannt sind oder Sie die Felder anhand der Spaltennummern (z.B. A, B,…) zuweisen möchten, lassen Sie das Feld „Erste Zeile enthält Feldbezeichnungen“ deaktiviert. Sie sehen dann folgende Übersicht. Fahren Sie fort wie oben beschrieben.

Excel: Schritt 5 - Ergebnisziel

Ausgabeformate

1. Auswahl des Ausgabeziels
Diese Option wählen Sie in Schritt 3 von 6:

• Erweiterung des vorhandenen Arbeitsblatts: Die Daten werden in das geöffnete und zu bearbeitende Arbeitsblatt eingefügt. Die Bearbeitungsergebnisse werden in neue Spalten direkt neben den Quelldaten eingefügt. So ist ein Vergleich zwischen Input und Output einfach möglich.
• Erstellung eines neuen Arbeitsblatts: Die bearbeiteten Daten werden in einem neuen Excel-Arbeitsblatt ausgegeben. In dieses Arbeitsblatt können bei entsprechender Auswahl der Optionen (siehe nächste Punkte) auch unbearbeitete Daten übernommen werden. So kann die Ergebnisdatei ohne weitere Formatierung z.B. direkt an einen Lettershop weitergegeben werden.

2. Optionen zur Adressdarstellung

• Komplette Lieferanschrift in Ergebnisdatei einfügen: Eine Zeile mit Straße, Gebäudebezeichnungen, Hausnummer, Postfach oder beliebiger Kombination wird in einem Feld der Ergebnisdatei ausgegeben und kann direkt in Lieferscheine und andere Dokumente übernommen werden.
• Formatierte Adresszeilen: Speziell für Mailings werden die Anschriftenzeilen (Straße oder Postfach, Postleitzahl und Ort, Land) gemäß den Postbestimmungen in einem Feld ausgegeben. Diese können direkt z.B. in Serienbriefe übernommen werden.
• Länderspezifische Ortsbezeichnung: Exportiert eine Zeile, die im Zielland vorgeschriebene Form der Ortbezeichnung (z.B. New York NY 10007) enthält.
• Straßenname und Gebäudenummer im selben Feld: Liefert ein Feld, das Straßennamen, Haus- und ggf. Gebäudenummer enthält.
• Unternehmen/Organisation und Ansprechpartner in „Formatierte Adresszeilen“ übernehmen: Um die Unternehmens- oder Organisationsbezeichnung automatisch in die formatierten Adresszeilen zu übernehmen.

Excel: Schritt 6 - Optionen

Einfügen von Länderbezeichnungen

Durch die Auswahl des Ursprungslandes mit Hilfe des Pulldown-Menüs in Schritt 4 von 6 kann die Ausgabe von Länderbezeichnungen gezielt unterdrückt werden. Das Ursprungsland ist in der Regel der Sitz des Absenders. Wird als Ursprungsland z.B. UK ausgewählt, so wird bei UK-Adressen keine Länderbezeichnung eingefügt.

Formatierungsoptionen

• Leerspalten: Um die Ergebnisdatei möglichst übersichtlich zu gestalten, können automatisch Leerspalten eingefügt werden. Wichtiger Hinweis: Möglicherweise führen Leerspalten beim Import von Daten aus Excel in Access zu Fehlermeldungen.
• Anzahl Adresszeilen: Die Anzahl der auszugebenden Adresszeilen kann begrenzt werden, damit der zur Verfügung stehende Platz auf Adressträgern oder in Mailings optimal ausgenutzt werden kann.
• Konvertierung von Umlauten: Wenn Sie die Option „Sonderzeichen eliminieren“ wählen, werden länderspezifische Umlaute durch international verfügbare Buchstaben und Buchstabenkombinationen ersetzt.
• Groß-/Kleinschreibung: AddressDoctor for Excel formatiert die Adresszeilen automatisch nach Ihren Vorgaben. Sie können zwischen Großschreibung, gemischter Anwendung und länderspezifischer Anwendung wählen.

Excel: Schritt 7 - Zusammenfassung

Data Quality Report

Report-Erstellung ein-/ausschalten:

In Schritt 4 von 6 entscheiden Sie durch das Aktivieren der Option "Report erstellen", ob nach Bearbeitung der Ergebnisdaten ein Analysereport erstellt werden soll. Dieser Report wird automatisch als zusätzliches Arbeitsblatt in Ihre Excel-Arbeitsmappe eingefügt. Rufen Sie ihn über die Reiter am unteren Bildschirmrand auf.

• Anzeige von Statuscodes in der Ergebnisdatei aktivieren:
  Der Ergebnisreport enthält für jeden bearbeiteten Datensatz Statuscodes, die die Qualität der Adresse und die vorgenommenen Änderungen dokumentieren. Diese Statuscodes finden Sie in den Spalten OUT_Status, OUT_ElementMatchStat und OUT_ElementResultStat
• Die Bedeutung von Statuscodes können Sie hier online abfragen.